En Softys Chile SpA (“Softys” o “Empresa”) estamos unidos bajo un único y gran propósito: desarrollar marcas que entreguen el mejor cuidado que las personas necesitan en su día a día y en cada etapa de sus vidas.

Este propósito nos inspira y moviliza a entregar el mejor cuidado, a través de nuestras marcas y productos y también a través de nuestra forma de operar y comportarnos, lo que supone el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de Protección de Datos Personales. Por este motivo, la Empresa adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (“Política”) de Consumidores, Usuarios Sitios Web y Clientes (“Titular” o “Titulares”) de aplicación obligatoria a todas las actividades que impliquen tratar datos personales de éstos dentro de la Empresa.

A continuación, Softys informa sobre el tipo de datos personales que podrá tratar y para qué finalidades se utilizarán, así como toda la información relevante y aplicable al tratamiento de datos personales de los Titulares.

Identificación del Responsable del tratamiento de datos personales:
Sociedad: Softys Chile SpA
RUT: 96.529.310-8
Representante legal: Sebastián Reyes Gazitúa
Dirección: Lo Echevers 221, Quilicura, Santiago
Correo electrónico de contacto: misdatos@softys.com

Definiciones

Cesión de datos personales:

Transferencia de datos personales por parte del Responsable de datos a otro Responsable de datos.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o referida a una persona natural identificada o identificable.

Dato personal sensible:

Tendrán esta condición aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o íntima, tales como aquellos que revelen el origen étnico o racial, la afiliación política, sindical o gremial, situación socioeconómica, las convicciones ideológicas o filosóficas, las creencias religiosas, los datos relativos a la salud, al perfil biológico humano, los datos biométricos, y la información relativa a la vida sexual, a la orientación sexual y a la identidad de género de una persona natural.

Encargado del tratamiento de datos personales:

La persona natural o jurídica que trata datos personales, por cuenta o en representación del Responsable de datos.

Responsable de datos o Responsable:

Toda persona natural o jurídica, pública o privada, que decide acerca de los fines y medios del tratamiento de datos personales, con independencia de si los datos son tratados directamente por ella o través de un tercero mandatario o
Encargado del tratamiento.

Titular de datos personales:

Persona natural, identificada o identificable, a quien concierne o se refieren los datos personales.

Tratamiento de datos:

Cualquier operación o conjunto de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan de cualquier forma recolectar, procesar, almacenar, comunicar, transmitir o utilizar datos personales o conjunto de datos personales.

Transferencia internacional de datos personales:

Tratamientos que implican la transmisión de datos fuera del territorio nacional.

Derechos

Los Titulares de datos personales gozan de los siguientes derechos*

*DERECHO DE ACCESO: *

Para solicitar y obtener del Responsable, confirmación acerca de si sus datos personales están siendo tratados por éste, y a acceder a ellos en su caso.

DERECHOS DE RECTIFICACIÓN:

Para solicitar y obtener del Responsable que modifique o complete sus datos personales cuando sean inexactos, desactualizados o incompletos.

DERECHO DE ELIMINACIÓN O SUPRESIÓN:

Para solicitar y obtener del Responsable que suprima o elimine sus datos personales, en las causales previstas en la normativa vigente.

DERECHOS DE OPOSICIÓN:

Para solicitar y obtener del Responsable, que no se lleve a cabo un tratamiento de datos determinado, de conformidad a las causales previstas en la normativa vigente

DERECHO DE BLOQUEO:

Para solicitar la suspensión temporal de cualquier operación de tratamiento de sus datos personales cuando ha proporcionado voluntariamente sus datos.

DERECHO A LA PORTABILIDAD DE LOS DATOS PERSONALES:

Para solicitar a la Empresa y obtener una copia de sus datos personales en un formato electrónico estructurado, genérico y de uso común, que permita ser operado por distintos sistemas, y poder comunicarlos o transferirlos a otro Responsable de datos. El Titular tendrá derecho a que sus datos personales se transmitan directamente de responsable a responsable cuando sea técnicamente posible y cuando concurran las causales previstas en la normativa vigente.

1.- Procedimiento para ejercer los derechos

El Titular, o a través de su representante legal o mandatario, según corresponda, podrá presentar una solicitud al siguiente correo electrónico: misdatos@softys.com

2. Requisitos de la solicitud

La solicitud deberá contener, a lo menos, las siguientes menciones:

• Individualización del Titular y de su representante legal o mandatario, según corresponda y autenticación de su identidad (copia de su cédula de identidad por ambos lados, con el RUT visible y el número de documento ofuscado).

• Indicación de un domicilio o una dirección de correo electrónico o de otro medio equivalente para comunicar la respuesta.

• Identificación de los datos personales o del tratamiento determinado, respecto de los cuales se ejerce el derecho correspondiente, excepto en los casos en que el Titular ejerza su derecho de acceso solicitando a la Empresa confirmación acerca de si sus datos están siendo tratados por esta.

El cumplimiento de las siguientes menciones depende del tipo de derecho ejercido por el Titular:

• En las solicitudes de rectificación, el Titular deberá indicar las modificaciones o actualizaciones precisas a realizar y acompañar, en su caso, los antecedentes que las sustenten.

• En las solicitudes de supresión, el Titular deberá indicar la causal invocada y acompañar los antecedentes que la sustenten, si correspondiera.

• En las solicitudes de oposición, el Titular deberá indicar la causal invocada

3.- Respuesta de la solicitud

Recibida la solicitud el Responsable deberá acusar recibo de ella y se pronunciará dentro del plazo legal.

Las solicitudes o requerimientos podrán ser rechazados o limitados según lo establecido en normativa vigente; incluyendo cuando el Titular no pueda acreditar suficientemente su identidad. Con todo, en caso de que Softys no conteste el requerimiento en el tiempo establecido en la Ley o fuere denegado, el Titular podrá presentar el correspondiente reclamo ante la autoridad competente

Base de legalidad del tratamiento de datos personales

Softys tratará los datos personales de los Titulares cuando tenga su consentimiento, el de su representante o mandatario, según sea el caso.

Además, la Empresa podrá tratar los datos de los Titulares sin su consentimiento cuando deba cumplir con obligaciones legales o reglamentarias. En este caso, el tratamiento realizado por Softys se limitará al necesario para el cumplimiento de estos fines.

Tipo de datos personales y finalidades del tratamiento

Softys podrá recolectar, almacenar, comunicar, transmitir, utilizar o procesar de cualquier manera las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación (p. ej. nombres, apellidos, R.U.T, fecha de nacimiento y género).
• Datos de contacto (p. ej. correo electrónico, número de teléfono y domicilio).
• Credenciales de acceso a una cuenta de sitios web de la Empresa.
• Datos entregados por el Titular en las comunicaciones con la Empresa, por
ejemplo, cuando se contactan para para ingresar consultas, sugerencias
o reclamos.
• Datos relacionados con los productos adquiridos.
• Datos bancarios.
• Datos acerca del uso que hacen de los sitios web de la Empresa, como fecha y hora de acceso, detalles de la navegación o actividad, y cantidad de descargas.
• Datos sobre el dispositivo electrónico desde el cual acceden a sitios web de la Empresa, como tipo de dispositivo y navegador.

Asimismo, Softys puede tener acceso y tratar datos personales sensibles o de categorías especiales, a saber:

• Datos de salud entregados voluntariamente por los Titulares en caso de reclamos que puedan formular contra la Empresa (p. ej. diagnósticos médicos).
• Imagen a propósito de concursos y eventos en los que decidan participar.

Estos datos serán aquellos:

1. Entregados directamente por los Titulares (p. ej. mediante la creación de una cuenta en un sitio web de la Empresa o mediante la suscripción al envío de comunicaciones comerciales).

2. Recogidos automáticamente por medio de cookies o tecnologías similares (p. ej. datos acerca del uso que hacen de sitios web de la Empresa o de los dispositivos desde los cuales acceden a estos).

2. Finalidades del tratamiento de datos de Titulares:

Softys trata los datos personales, datos sensibles y otras categorías especiales de datos de los Titulares para llevar a cabo las siguientes finalidades:

Consumidores y Usuarios de sitios web

• Establecer y verificar la identidad en los sitios web de Softys.

• Mantener la seguridad e integridad de los sistemas, instalaciones y personal de Softys.

• Realizar actividades y operaciones de marketing para generar lealtad de los consumidores y usuarios. Por ejemplo: enviar a través de distintos medios actualizaciones sobre ofertas de productos o servicios que son de su interés ,publicidad, newsletters o publicaciones periódicas a las que se haya suscrito, avisos de promociones, liquidaciones y otra información sobre productos de Softys y sus filiales, incluyendo comunicaciones con
fines publicitarios.

• Comunicarse, responder, gestionar preguntas y consultas, requerimientos de información, comentarios, reclamos o sugerencias.

• Atender requerimientos a través del Servicio de Atención al Cliente (incluye grabación de llamadas)

Llevar a cabo actividades, rifas, sorteos, campañas, concursos y promociones en las que el Titular decida participar y, en su caso, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para participar, publicar los resultados y entregar los premios correspondientes.

• Enviar invitaciones a eventos organizados o patrocinados por Softys y permitir la participación en tales eventos.

• Captar imágenes, fotografías y videos para fines comerciales y publicitarios en el contexto de concursos y eventos en los que participen.

• Mantener registros, como listas de correo o listas categorizadas de Usuarios o Consumidores, por preferencias o características, con el objeto de mantenerlos informados sobre nuestros productos y servicios y/o para fines de estadística comercial y estudios de mercado. Softys podrá elaborar perfiles en base a estudios de marketing y técnicas y procedimientos estadísticos y de segmentación que permitan personalizar el sitio web o la oferta de productos adecuados a las características y necesidades. Eventualmente, en este contexto, se podrían elaborar perfiles por medios tecnológicos para hacer predicciones de los visitantes de los sitios web y adaptarlo o personalizarlo en consecuencia.

• Permitir el uso de herramientas del sitio web que faciliten hacer cálculos, presupuestos, proyecciones, y cualquier otra que esté a disposición

• Gestionar las etapas precontractual, contractual y postcontractual de las compras realizadas en los sitios web e-commerce, lo que incluye la recolección y procesamiento de datos de contacto para el envío de productos adquiridos por los consumidores, llevar un registro contable de las obligaciones adquiridas por Softys con sus consumidores, cumplir con aspectos legales requeridos para este tipo de comercio, gestionar cualquier requerimiento que se ocasione por la compra de un producto.

Mejorar el sitio web tomando en cuenta las preferencias del Usuario.

• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías y de reporte.

• Satisfacer necesidades legítimas de la Empresa, incluyendo el uso de datos personales en la medida que sea necesario en el contexto de una fusión, adquisición o venta de nuestros activos; las acciones encaminadas a mantener medidas de seguridad en nuestros sistemas informáticos, así como acciones destinadas a mantener la seguridad física de nuestras oficinas, establecimientos y locales; la prevención de delitos y fraudes (Compliance); la protección de los derechos, propiedad o seguridad de la Empresa o un tercero; el ejercicio de derechos y recursos legales, defensa en juicio y gestión de cualquier queja o reclamación.

Clientes

• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.

• Dar cumplimiento a las obligaciones que imponen las leyes y las normativas aplicables a la relación comercial y órdenes de autoridades o tribunales.

• Cumplir con obligaciones contractuales. En estos casos la información podrá ser transferida a terceros (factoring).

• Captación de nuevos clientes (proceso de ventas hunters).

• Realizar actividades administrativas para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y postcontractual de los Acuerdos Comerciales y Contratos de Comodato.

• Velar por la gestión administrativa, judicial y extrajudicial de cobro de deudas.

• Creación del cliente en las plataformas o software de Softys o casa matriz.

• Enviar a través de distintos medios actualizaciones sobre ofertas de productos o servicios que son de su interés, publicidad, newsletters o publicaciones periódicas a las que se haya suscrito, avisos de promociones, liquidaciones y otra información sobre productos de Softys y sus filiales, incluyendo comunicaciones con fines publicitarios.

• Llevar a cabo actividades, rifas, sorteos, campañas, concursos y promociones en las que el Cliente decida participar y, en su caso, verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos para participar, publicar los resultados y entregar los premios correspondientes.

• Gestionar respuestas a preguntas y consultas, requerimientos de información, comentarios, reclamos y sugerencias, así como gestionar encuestas de satisfacción al Cliente.

• Gestionar la suscripción, permanencia, beneficios, así como cualquier otra condición relacionada con el Programa “Club de Amigos del Comerciante”.

• Creación, otorgamiento y gestión de usuarios para ingresar a los sitios web B2B y de Softys y plataformas web para gestionar la solicitud de dispensadores entregados en comodato.

• Recolección de datos a través de cookies en los sitios web de Softys de acuerdo a las políticas de cookies y preferencias del usuario.

• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías y de reporte.

• Satisfacer necesidades legítimas de la Empresa, incluyendo el uso de datos personales en la medida que sea necesario en el contexto de una fusión, adquisición o venta de nuestros activos; las acciones encaminadas a mantener medidas de seguridad en nuestros sistemas informáticos, así como acciones destinadas a mantener la seguridad física de nuestras oficinas, establecimientos y locales; la prevención de delitos y fraudes (Compliance); la protección de los derechos, propiedad o seguridad de la Empresa o un tercero; el ejercicio de derechos y recursos legales, defensa en juicio y gestión de cualquier queja o reclamación.

Plazos de conservación

El tratamiento de los datos personales se llevará a cabo durante todo el periodo que sea necesario para el cumplimiento de los propósitos señalados en esta Política. En particular, la Empresa tratará los datos durante la relación precontractual, contractual o comercial con los Titulares.
Los plazos de conservación concretos dependerán de cada una de las categorías de datos que son objeto de tratamiento y la relación del Titular con Softys, pero, en cualquier caso, se almacenarán y usarán luego de terminada la relación con los Titulares en los siguientes casos:

• En cumplimiento de obligaciones legales o reglamentarias, o instrucciones de autoridades administrativas y/o de fallos o resoluciones judiciales, arbitrales o administrativas; incluyendo el cumplimiento de plazos de retención legales o reglamentarios.

• En conformidad con los plazos de prescripción de las acciones legales que fueran aplicables (5 años por regla general) para respuesta o presentar escritos, documentos y/o alegaciones de defensa ante cualquier requerimiento, reclamo, demanda o acción deducida en contra de éstos, ya sea del Titular o de un tercero.

Cuando corresponda, Softys tomará las medidas necesarias para efectuar la eliminación segura de los datos personales de los Titulares, mediante su destrucción o anonimización

Medidas de seguridad

Todo tratamiento de datos personales cuenta con las debidas medidas de seguridad y confidencialidad determinadas por el área de Tecnología de la Información (TI) de Empresas CMPC y Softys, necesarias y adecuadas de acuerdo con la categorización de éstos, con el objeto de protegerlos contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, filtración, daño accidental o destrucción y mitigar eventuales daños, en conformidad con la normativa vigente. Cuando, de acuerdo con lo regulado en la sección siguiente de este documento, la Empresa comunique ciertos datos personales de los Titulares a terceros, los datos entregados serán los estrictamente necesarios para el objetivo específico
que justifica la comunicación o cesión. Softys exigirá que tales terceros se obliguen a proteger la confidencialidad de tus datos y a cuidarlos con, al menos, el mismo nivel de diligencia con que Softys los trata y protege, buscando mantener la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos de carácter personal que les son comunicados o cedidos

Comunicación, Cesión y Transferencias internacionales

Para cumplir con los fines mencionados en esta Política de Tratamiento de Datos, Softys podrá compartir los datos personales de los Titulares con sus terceros proveedores (Encargados del Tratamiento), los que podrán estar en Chile o en el extranjero. Los datos comunicados se limitarán a los necesarios para cumplir con los servicios prestados por el Encargado del tratamiento. Softys verificará que estos terceros reúnan los estándares que garanticen un nivel adecuado de protección de datos personales, de acuerdo con lo establecido en la normativa aplicable e incorporará en sus contratos cláusulas que regulen el encargo y la debida confidencialidad. Por ejemplo, los datos de los Titulares se podrán compartir con los siguientes tipos proveedores:
• Proveedores de servicios de tecnologías de la información como, por ejemplo, el proveedor que nos presta servicios de backend los sitios web.
• Proveedores de almacenamiento en la nube.
• Proveedores que ayudan a realizar investigaciones o análisis de los datos.
• Proveedores a cargo o que ayudan a gestionar campañas de marketing.
• Proveedores que prestan servicios de seguridad.
• Proveedores que ayudan a gestionar el servicio de atención al cliente.
• Consultores, abogados, contadores y otros proveedores de servicios profesionales

2. Cesión de datos personales a terceros

Asimismo, la Empresa podrá ceder los datos personales de los Titulares a los siguientes terceros, en Chile o en el extranjero, los que actuarán en calidad de Responsables:
Empresas del Grupo CMPC al que pertenece Softys, incluyendo matriz, filiales y coligadas, las que podrán estar en Chile o en el extranjero. El detalle de estas sociedades se puede encontrar en este link. En este caso, las otras empresas del Grupo CMPC podrán tratar los datos de los Titulares para las mismas finalidades autorizadas a Softys de acuerdo a lo indicado en esta Política.

Autoridades regulatorias, judiciales o administrativaspara cumplir con obligaciones legales y órdenes que, en conformidad a la ley, éstas puedan darnos.

Reestructuración empresarial en el evento de la venta o transferencia de todo o parte del negocio de la Empresa o de sus activos a un tercero, o en caso de reorganización corporativa, transmitiremos tus datos personales al cesionario del negocio o activos, en cuyo caso haremos esfuerzos razonables para que éste trate tus datos personales según las finalidades de esta Política.

3. Comunicación pública en caso de concursos

Comunicaremos públicamente el nombre del Titular cuando resulte ganador de un concurso en el que participe, por medio de su publicación en los sitio web o redes sociales de Softys, o en general, en el medio establecido en las bases legales de cada concurso.

*4. Transferencias internacionales *
En conformidad con lo señalado, Softys podrá transferir internacionalmente los datos personales de los Titulares a Encargados del Tratamiento y a los terceros a quienes ceda los datos, De esta manera, por ejemplo, Softys podrá transferir los datos personales hacia las jurisdicciones donde Softys y/u otras empresas del Grupo CMPC operan, incluyendo Argentina, Brasil, Perú, Uruguay, México, Colombia y Ecuador.

La transferencia internacional podrá ser realizada aun cuando los terceros se encuentren en países en donde los niveles de protección de datos no sean equivalentes a los ofrecidos en las normas chilenas. Softys velará contractualmente por que los terceros proporcionen niveles adecuados de protección de datos en conformidad con la regulación aplicable

Modificación y Vigencia de la política

Softys podrá modificar la Política. Sin embargo, cuando las modificaciones a esta Política sean sustanciales (p. ej. si implican el tratamiento de nuevas categorías de datos, el uso de los datos para nuevos propósitos o la cesión
de datos a otros terceros), estas serán comunicadas de forma oportuna a los Titulares con, al menos, treinta (30) días corridos de antelación a su entrada
en vigor, para que puedan aceptarlas.

En el evento que un Titular no esté de acuerdo con los cambios a la Política, podrá revocar su consentimiento y solicitar a Softys la eliminación de sus datos a través de los canales indicados en el punto Procedimiento para ejercer los derechos. Sin embargo, el derecho a revocar el consentimiento o solicitar la eliminación no procederá cuando Softys tenga un deber legal o contractual de tratar los datos, en cuyo caso los almacenará durante el tiempo necesario para cumplir con tales propósitos.

Vigencia: La presente Política rige a partir del 1 de enero de 2024, versión N° 1